Blog

Project Management ili upravljanje projektima


Krenuo bih ili čak nastavio sa serijom postova o upravljanju projektima (bio sam napisao post ili dva na tu temu). Ovaj puta bi se možda malo konciznije prihvatio teme te je pokušao odrađivati uz neke stvarne projekte koje sam radio ili koje radim, odnosno vodim. Također ću se referirati na jednu odličnu knjigu za svakog početnika u upravljanju projektima „Vodič za upravljanje projektima“ autor knjige je Gregory M. Horine.

Definicija projekta

Projekt je skupina poslova ili samo jedan posao koji obavlja neka tvrtka, pojedinac ili udruženje građana u svrhu postizanja jedinstvenog rezultata. Projekt se obavlja jednokratno, što znači da on ima točno zacrtani vremenski početak i kraj. Na primjer, održavanje internetskih stranica nije projekt, ali programiranje istih i puštanje u rad je. Dugoročno pisanje i vođenje bloga nije projekt, ali razrada određenog posta, istraživanje, pisanje i objava je projekt. Projekt također može biti i kupnja stana (traženje stana, traženje agencije, dobivanje kredita, opremanje istog), izgradnja kuće, programiranje određenog softvera, osmišljavanje marketinškog plana, fotografiranje svadbe ili neko drugo tematsko fotografiranje. Institucija za upravljanje projektima (PMI.org) je definirala projekt na vrlo jednostavan način: Projekt je privremeno nastojanje da se proizvede neki jedinstveni proizvod ili usluga.

Upravljanje projektom

Upravljanje projektom nije ništa drugo već koordinacija svih operacija te učesnika uključenih u projekt. Pritom mislim na operacije tipa definiranje projekta te razvijanje plana i njegovo izvršenje, praćenje izvršenja, provjeravanje ako i koliko odstupa od zacrtanog plana, praćenje financijskog budžeta koji smo zacrtali te što je najteži dio, a to je koordinacija različitih ljudi, odnosno učesnika koji nikada ranije nisu radili zajedno na određenom projektu. Potonji segment projekta je u najviše slučajeva glavni problem koji vodi prema neuspješnom završetku projekta.

Primjer; Recimo da projekt okuplja 5 ljudi različitih životnih preokupacija. Tih 5 ljudi prvi puta surađuje zajedno. Troje od njih je pronašlo zajedničku liniju komunikacije i suradnje. Dvoje ne pronalazi. Problem ovo dvoje je što su oni vlasnici svojih tvrtaka ili imaju određenu važnu zapovjednu funkciju u svojoj tvrtci te nikako ne mogu prihvaćati „naredbe“ voditelja projekta koji je po toj nekoj nedefiniranoj strukturi niže rangirani od njih.

Voditelj projekta

Vrlo je čest slučaj da se na vodeće pozicije određenog projekta stavljaju ljudi koji imaju vodeće pozicije u svojim tvrtkama. Međutim nerijetko je to smrtna presuda uspješnom završetku projekta iz jednog jedinog razloga, a to je što učesnici projekta nisu posloprimci voditelja projekta te se na njih ne mogu primjenjivati takvi odnosi (osim ukoliko se radi o projektu unutar jedne tvrtke u kojoj sudjeluju upravo uposlenici iste, a direktor tvrtke je i voditelj. Neispravan, ali čest slučaj u nas). Voditelj projekta nema neke velike zapovjedne ovlasti u samom projektu, on je glavni koordinator projekta, on čak i ne mora biti „mozak“ projekta, ali poželjno je da je pedantan i dosljedan kako ne bi dolazilo do propusta u projektu, odnosno kako bi njegovo provođenje bilo u skladu sa zacrtanim planom izvođenja. On je voditelj, a ne vođa. Mnogi, 90% njih, se ponašaju kao vođe, što izuzetno komplicira cijelo provođenje projekta.

Emocije i ego

Emocije su vrlo često neprijatelj projekta, ponajviše ako se radi o projektu koji će imati određenu financijsku težinu. Samo provođenje projekta je financirano što novcem, što vremenom, a što znanjem učesnika projekata. Jedan od problema koji se ovdje javlja je što učesnici koji učestvuju istim ulozima u projektu „moraju raditi ono što im govori voditelj“. Dakle, riječ moraju nije ovdje zbog provođenja želje voditelja, već zbog uspješnog provođenja projekta. Vrlo često se to manifestira pri učesniku s emotivnim problemom tipa: „Ja sam završio škole, ja radim sve ovo, a tko si ti?“ ili „Ja sam prevažna osoba ovdje da bi mi jedan početnik govorio kaj da radim!“ i slično. Dakle ovo je tipični emotivni pristup gdje se učesnik osjeća „napadnutim“ te umjesto da sagleda to sa razumom, gdje voditelj (ako ispravno vodi projekt) radi to s ciljem da naše znanje najkvalitetnije iskoristi u tom projektu, učesnik daje prednost emocijama i one prevladaju razumom. Osim ovlasti voditelj ima i svoje odgovornosti. Ovo možemo usporediti s provođenjem zakona. Zaustavi vas policajac na cesti, a vi niste vezali pojas. On vam napiše kaznu i vi je uredno platite ili ne, ako ne platite zamijenite istu sa zatvorskom kaznom. Vi se ljutite, psujete, a možda i ne, na policajca naravno. Dakle vaše emocije su preuzele prevlast u tom trenutku. Razum bi vam rekao; „Jebiga, nisam se vezao, a čovjek samo provodi svoj posao, kako bi bilo da meni klijent ne želi platiti ono što mora?“ Ne plaćate vi  kaznu jer je to volja policajca već zbog toga jer on sprovodi upravo ono što mu pisani zakoni govore.

Ulaganje ne mora biti samo financijske prirode

Petero učesnika projekta. Dvoje od njih ulaže znanje i vrijeme. Dvoje ulaže novac, a jedan je koordinator, čovjek za prijevoz, za sastanke i slično. Dakle njih petero ima ulog skoro iste vrijednosti u projektu.

Primjer; Projekt traje mjesec dana. 5 sudionika. Dvoje financijera uloži po 5 tisuća kuna, dakle budžet je 10 000 kuna. Dvoje učesnika koji ulažu znanje će svakog dana raditi od 3 do četiri, ali i više sati. Njihova satnica će biti vrlo mala, 50 kuna. Znači oni dnevno ulože 200 kuna svaki. Projekt je takve naravi da se radi i subotom cijeli dan, odnosno 8 sati. Te dobivamo tjedno 1 400 kuna po učesniku. Mjesečno to iznosi 5 600 kuna po učesniku, sveukupno znanja i vremena je uloženo 11 200 kuna, uz minimalac samo 1 200 kuna više od budžeta. Peti učesnik troši auto, benzin, vrijeme na sastanke, kavice, sokovi, vino, večera, možda i najviše od ostatka.

Stoga nemojmo se zavaravati da ljudi koji financijski ulaze u projekt najviše pridonose. Mogu, ako su ulozi enormno veliki i ako ne traže povrat ulaganja.
Još jedan čest slučaj je da nakon što projekt bude uspješan financijski ulagači obično traže povrat pozajmice, da smiješno, bio sam u takvim projektima i sad znam da je to jedna od bitnih stavki prilikom definiranja projektne dokumentacije. Dakle, ako netko želi uložiti 10 000 kn u projekt i pritom očekuje da ostatak učesnika ulaže svoje znanje, onda će u financijskom dijelu projektne dokumentacije biti definirano da ili tih 10 000 kuna ostaje u projektu, ili ukoliko bude povrata novaca ulagaču, ostali učesnici prije podjele dobiti projekta moraju biti isplaćeni za “uloženo” vrijeme i znanje. Naravno, vlasnička struktura se ne mijenja u tom slučaju. Isplatom 10 000 kuna ulagaču on gubi i određeno vlasništvo nad projektom.

Rezime

Ako je projekt dobro postavljen, ako je dokumentacija dobro odrađena, ako je raspored odgovornosti dobro podijeljen među učesnicima, ako svi učesnici pronađu zajedničku riječ, onda projekt može biti jedan odličan izazov svim učesnicima i ići prema uspješnom provođenju. Ako postoji samo jedan element koji „šteka“ njega treba ili hitno popraviti ili zamijeniti. Znači, ako od 5 učesnika jedan učesnik radi problem i onemogućava uspješnu provedbu projekta, bez ustručavanja na jedan demokratski način uz obrazloženje treba tog učesnika dovesti na pravi put, ako ne ide, jednostavno mu dati do znanja da smo svi mi zamjenjivi, te da je svim učesnicima u projektu prvi i jedini cilj uspješno provođenje projekta.

Primjer iz stvarnog života: Prijatelj i njegov partner su zajedno išli u projekt proizvodnje suvenira. Projekt je bio odlično zamišljen i realiziran. Prijatelj je uložio svoje vrijeme, proizvodio je, odnosno odradio skoro 100% posla, dok je partner uložio novac u nabavku opreme i repro materijala. Projekt je nakon nekoliko godina propao zbog dolaska jeftinih kineskih suvenira. Nakon toga njegov partner – ulagač je zahtijevao povrat uloženog novca. Stvar je skoro završila na sudu.

Oznake:, ,

2 komentara

  1. uberVU - social comments
    23. siječnja 2010. Odgovori

    Social comments and analytics for this post...
    This post was mentioned on Twitter by buzz4web: Project Management ili upravljanje projektima http://is.gd/6REB5...

  2. Tweets that mention Project Management ili upravljanje projektima | Tomislav Buza Blog -- Topsy.com
    23. siječnja 2010. Odgovori

    [...] This post was mentioned on Twitter by Mihael Šanko, Borna Keserović, Sasa Antonijevic, tomislav buza, tomislav buza and others. tomislav buza said: Project Management ili upravljanje projektima http://is.gd/6REB5 [...]

Odgovori

Vaša adresa e-pošte neće biti objavljena. Obavezna polja su označena sa *